Ein System, das funktioniert, gerade auch wenn es stressig ist.

Arbeit, die Spaß macht, einfach weil alles funktioniert: sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren und sich nicht mit Kleinigkeiten aufhalten, die eigentlich nichts damit zu tun haben.

Ein gutes System löst nicht alle Probleme, vieles können wir nicht kontrollieren. Aber wir können uns ein System schaffen, das uns die Arbeit leichter macht.

Beginnen wir mit dem, was du schon hast.

Deine Systeme, die du schon nutzt

Du hast dir sicher schon Systeme eingerichtet, die dir das Leben erleichtern. Manchmal vielleicht unbewusst.

Wie ist alles in deiner Küche organisiert?
Vielleicht hast du dir mal ein gutes Messer, eine gute Pfanne oder ein anderes Küchenutensil gekauft, das du super gerne nutzt, weil es einfach gut funktioniert. Vielleicht hast du Küchengeräte, die hinten im Schrank stehen und deswegen selten genutzt werden. Würdest du es öfter nutzen, wenn es an einem anderen Ort stehen würde?

Hast du eine Tasche, in der du die Dinge hast, die du unterwegs brauchst und die immer griffbereit ist?

Vielleicht fallen dir noch andere gute Systeme ein, die du benutzt.

Du hast also schon viel, an das du anknüpfen kannst, wenn du etwas verbessern möchtest, das dich stört.

Dinge, die dich stören, weil sie umständlich sind

Welche Dinge machst du selten, weil nicht alles gut funktioniert?
Gibt es etwas, das viel Zeit in Anspruch nimmt, was nicht Teil deiner inhaltlichen Arbeit ist?

Du schließt die Tabs auf dem Browser deines Handys nicht, weil du Angst hast, die Information nicht wieder zu finden.
Du suchst öfter ewig nach einer Datei auf deinem Rechner.
Dein Computer braucht ewig zum Hochfahren.

Technik erleichtert vieles. Manches kann aber auch nervig oder zeitaufwendig sein.

Es lohnt sich, sich auch im technologischen Bereich gute Systeme zu schaffen, die auf einer guten Infrastruktur aufbauen.

Gute Infrastruktur und Systeme

Unter Infrastruktur denkst du vielleicht zuerst an die Verkehrsinfrastruktur, also die Bahn oder Straßen.

Infrastruktur bezeichnet die grundlegenden Einrichtungen, Strukturen und Systeme, die für das Funktionieren einer Gesellschaft oder einer Wirtschaft notwendig sind: Verkehrsinfrastruktur, Strom- und Wasserversorgung, Gesundheitsinfrastruktur, Bildungseinrichtungen usw.

Infrastruktur sind die Ressourcen und Systeme, die dir zur Verfügung stehen, um das Leben zu gestalten und zu erleichtern. Ich möchte den Begriff Infrastruktur auch für den persönlichen Bereich verwenden.

Zu deiner „Kücheninfrastruktur“ gehören die Küchenutensilien, die Schränke. Zu deiner „Unterwegsinfrastruktur“ gehören deine Tasche und Jacke.
Wenn du am Bildschirm arbeitest, dann gehören dein Rechner und die Software zu deiner „Arbeitsinfrastruktur“.

Bei einem System geht es um das Zusammenarbeiten der Komponenten, um ein bestimmtes Ziel oder eine Funktion zu erfüllen.

In deiner Küche hast du die Küchengeräte auf eine bestimmte Art in den Schränken organisiert, damit du kochen oder essen kannst. Deine Tasche liegt griffbereit, du hast alles drin oder weißt, was du wo reinpackst. An deinem Arbeitsplatz liegt alles bereit.

Bei den Dingen, die nicht so reibungslos laufen: Wie viel Zeit nehmen diese Dinge in Anspruch? Pro Tag, pro Monat, pro Jahre? Würde es sich nicht lohnen, Zeit und vielleicht auch Geld zu investieren, um eine gute Infrastruktur und gute Systeme zu haben?

Beispiel „Praktisch und Verbunden“

Ich investiere gerade viel Zeit in Infrastruktur und Systeme von „Praktisch und Verbunden“, weil ich glaube, dass es mir das Schreiben erleichtern wird, besonders wenn es mal stressig wird. Vieles kann ich nicht kontrollieren, aber ich kann mein System beeinflussen.

Bevor du den ersten Newsletter oder die Webseite in dieser Form lesen konntest, habe ich mit verschiedenen Anbietern und Formen experimentiert. Die Balance bestand darin, sich nicht in den Tools zu verlieren, sondern so weit zu kommen, dass ich gut damit zurechtkomme und das gewünschte Ergebnis erhalte.

Mit den ersten Beiträgen und Newslettern habe ich nun erste Erfahrungen gesammelt. Ich habe mir überlegt, wie ich alles so organisieren kann, dass ich nicht jedes Mal darüber nachdenken muss, wo ich was wie notiere. Zum Schreiben habe ich eine Checkliste entwickelt, die ich mit weiterer Erfahrung gut anpassen kann. Zur Organisation der Themen habe ich mir grobe Kategorien als Themengebiete und ihre Inhaltsform als Schlagworte überlegt.

Eine Investition, die sich lohnt

Das habe ich aus meinem alten Beruf gelernt: alles muss lauffähig sein, um auch zu funktionieren, wenn es stressig wird. Egal ob stressig oder nicht, es macht einfach Spaß, mit Systemen zu arbeiten, die reibungslos laufen.

Die Zeit und Mühe, die ich investiere, zahlt sich aus. Wenn ich gute Systeme habe, kann ich sie erweitern, für andere Dinge nutzen oder auf andere Dinge übertragen.

Gibt es bei dir Dinge (auch im technologischen Bereich), die dich immer wieder aufhalten? Hast du schon mal daran gedacht, etwas zu systematisieren oder dir bewusst gute Werkzeuge auszusuchen?

Nachtrag: Optimierung löst nicht zu viele Aufgaben und Themen

Dies ist ein Nachtrag zum obigen ursprünglich veröffentlichen Beitrag.

Ich liebe Systeme, es macht mir Spaß, Systeme zu entwerfen, weiterzuentwickeln und sie zu nutzen. Dadurch ist ein Aspekt zu kurz gekommen.

Manchmal sind es einfach zu viele Aufgaben oder Themen.

Gerade wenn du dich sowieso schon überfordert fühlst.
Gerade wenn es um den Umgang mit deinen ToDo-Listen geht.
Die Verbesserung dieser Prozesse hilft nur bis zu einem gewissen Grad. Nicht selten geht es um den Gesamtumfang deiner Aufgaben. Sie sind in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht zu schaffen.

Wenn du z.B. die Aufgaben von eine:r Kolleg:in übernimmst, weil sie im Urlaub ist, kannst du nicht deine und ihre Aufgaben schaffen. Du kannst in der gleichen Zeit nicht die Arbeit von 2 Personen erledigen. Dies ist nur möglich, wenn Aufgaben wegfallen, automatisiert oder an andere Personen delegiert werden. Durch die Delegation an Maschinen oder andere Personen entstehen oft neue Aufgaben, die oft übersehen werden: Koordination, Abstimmung, Kontrolle.

Gute Systeme können sogar zu mehr Aufgaben führen, weil du jetzt mehr schaffst. Diesen Effekt können wir überall in unserem Alltag beobachten: energieeffizientere Autos ermöglichen SUVs, einfachere Kommunikationsmöglichkeiten aber auch ständige Erreichbarkeit, usw.

Es gilt immer: Pausen mitplanen.

Systeme können Dinge erleichtern und wir müssen aufpassen, dass es nicht manchmal einfach zu viel wird.