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Dateien leichter finden (Namenskonvention)

von
xkcd. „Documents.“ Shared under CC-BY-NC License

Du suchst nach ein paar Wochen nach einer Datei und du weißt nicht mehr, welche von den Dateien im Ordner das sein könnte? Oder ihr arbeitet in einer Gruppe zusammen und du weißt nicht, welche Datei die Informationen enthält, die du benötigst?

Eine Sache, die hilft, sind eindeutige und klare Namensregeln für Dateien, Ordner, Notiztitel, usw., also Namenskonventionen.

Du findest in diesem Artikel eine Übersicht der Möglichkeiten, mit Hilfe einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Die Namenskonvention ist für dein zukünftiges Ich

Denke bei diesem Thema an dein zukünftiges Ich, dem du die Mühe erleichtern willst:

  • Was will ich am Namen erkennen können?
  • Was suche ich normalerweise?
  • Wie suche ich normalerweise danach?
  • Wie kann ich es schnell finden?

Behalte diese Fragen bei der Erstellung deiner Namenskonvention im Hinterkopf.

Idealerweise können die wichtigsten Informationen direkt aus dem Namen abgeleitet werden.

Ich finde, eine Namenskonvention erleichtert nicht nur das Suchen und Finden, sondern auch das Speichern einer Datei. Damit muss ich nicht jedes Mal kurz darüber nachdenken und entscheiden, unter welchem Namen ich sie speichern möchte.

Vielleicht interessiert dich dieses Thema, weil du gerade Ordnung in deinen digitalen Schreibtisch bringen möchtest. In diesem Artikel geht es ausschließlich um die Namensbezeichnungen von Dateien, Ordnern usw. Es geht nicht um ein Ordnungssystem. Dazu wird es später einen Artikel geben.

Namensbezeichnungen betreffen potentiell alle digitalen Dinge, die du nutzt. Der Einfachheit halber beziehe ich mich in diesem Artikel auf Dateien und ihre Namen.

Schritt für Schritt zu deiner Namenskonvention

Kirstin Britney hat ein übersichtliches Arbeitsblatt erstellt, das Schritt für Schritt zu einer Namenskonvention führt.

Ich habe dieses Arbeitsblatt übersetzt und die Punkte 3 und 8 hinzugefügt. Bis auf die genannten Punkte sind die Erklärungen und Beispiele also von Kirstin Britney.

Die Überschriften habe ich in eine Textdatei kopiert, so dass du eine eigene Vorlage für deine Namenskonvention erstellen kannst. Die Textdatei und das Original-Arbeitsblatt findest du weiter unten in den „Quellen und zusätzlichen Informationen“.

1. Für welche Gruppe von Dateien gilt diese Namenskonvention?

Du kannst verschiedene Konventionen für verschiedene Dateigruppen verwenden.

Beispiel: Diese Konvention gilt für alle meine Mikroskopiedateien, vom Rohbild bis zum bearbeiteten Bild.

2. Welche Informationen (Metadaten) sind für diese Dateien wichtig und machen jede Datei unverwechselbar?

Wähle idealerweise drei Metadaten aus; verwende nicht mehr als fünf. Diese Metadaten sollten ausreichen, um die Dateinamen visuell zu durchsuchen und leicht zu verstehen, was in jeder Datei enthalten ist.

Beispiel: Für meine Bilder möchte ich das Datum, die Proben-ID und die Bildnummer für diese Probe in dieser Datei wissen.

3. Sprechende Namen nur mit Buchstaben und Zahlen

Überlege dir zu den ausgewählten Metadaten eine möglichst sprechende Bezeichnung.

Verwende dabei nur alphabetische Buchstaben und Zahlen. Verzichte auf Sonderzeichen wie &, @ usw. Je nach verwendetem Betriebssystem können diese Zeichen besondere Bedeutungen und Funktionen haben. Bei der Verwendung von Sonderzeichen besteht die Gefahr, dass die Datei gelöscht oder nicht geöffnet werden kann. Insbesondere wenn du die Dateien mit anderen Personen (mit anderen Betriebssystemen oder Sprachen) teilst, verzichte auf ä, ö, ü und ß. Die Anzeigen oder Konvertierungen werden immer besser, aber es funktioniert nicht immer und kann zu Problemen führen.

Beispiel: Meine Mustervorlagen enthalten das Wort „vorlage“ im Namen.

4. Musst du einige der Metadaten kürzen oder kodieren?

Wenn einige der Metadaten aus Schritt 2 durch viel Text beschrieben werden, entscheide, welche verkürzten Informationen beibehalten werden sollen. Wenn einige der Metadaten aus Schritt 2 reguläre Kategorien haben, standardisiere die Kategorien und/oder ersetze sie durch 2- oder 3-Buchstaben-Codes; stelle sicher, dass du diese Codes dokumentierst.

Beispiel: Für die Proben-ID wird ein Code verwendet, der sich zusammensetzt aus: einer Projektabkürzung mit 2 Buchstaben (Projekt 1 = P1, Projekt 2 = P2); einer Speziesabkürzung mit 3 Buchstaben (Maus = „MUS“, Fruchtfliege = „DRS“); und einer dreistelligen Proben-ID (die in meinem Notizbuch vergeben wird).

5. In welcher Reihenfolge sollen die Metadaten im Dateinamen erscheinen?

Überlege, wie du deine Dateien sortieren und suchen willst, um zu entscheiden, welche Metadaten am Anfang des Dateinamens erscheinen sollen. Wenn das Datum wichtig ist, verwende ISO 8601-formatierte Datumsangaben (JJJJMMTT oder JJJJ-MM-TT) am Anfang der Dateinamen, damit die Daten chronologisch sortiert werden.

Beispiel 1: Meine Proben-ID ist am wichtigsten, also führe ich sie zuerst auf, gefolgt vom Datum und der Bildnummer.

6. Welche Zeichen verwendest du zur Trennung der einzelnen Metadaten im Dateinamen?

Viele Computersysteme können keine Leerzeichen in Dateinamen verarbeiten. Um Dateinamen sowohl computer- als auch menschenlesbar zu machen, verwende Bindestriche -, Unterstriche _ und/oder schreibe den ersten Buchstaben eines jeden Wortes im Dateinamen groß.

Beispiel: Ich verwende Unterstriche zur Trennung von Metadaten und Bindestriche zwischen den Teilen meiner Proben-ID.

7. Musst du verschiedene Versionen der einzelnen Dateien verfolgen?

Du kannst die Versionen einer Datei verfolgen, indem du die Versionsinformationen an das Ende des Dateinamens anhängst. Verwende eine Versionsnummer (z. B. „v01“) oder das Versionsdatum (verwende das ISO 8601-Format: JJJJMMTT oder JJJJ-MM-TT).

Beispiel: Während jedes Bild meinen Analyse-Workflow durchläuft, hänge ich den Versionstyp an das Ende des Dateinamens an (z. B. _raw, _processed und _composite).

8. Konsistente Schreibweise

Es fällt leichter die Dateien zu durchsuchen, wenn die Metadaten konsistent geschrieben werden. Die Möglichkeiten sind:

  • camelCase
  • PascalCase
  • Alles/teilweise klein geschrieben
  • Alles/teilweise Grossbuchstaben

Damit Dateien korrekt sortiert werden, kannst du bei Nummern z.B. führende Nullen hinzufügen, z.B. können deine Dateinamen mit 001, 002, 003, usw. enden.

9. Schreibe das Muster deiner Namenskonvention auf

Achte darauf, dass die Konvention nur alphanumerische Zeichen, Bindestriche und Unterstriche verwendet. Idealerweise bestehen die Dateinamen aus höchstens 32 Zeichen.

Beispiel: Meine Dateinamenskonvention lautet „SA-MPL-EID_YYYYMMDD_###_status.tif“
Beispiele sind „P1-MUS-023_20200229_051_raw.tif“ und „P2-DRS-285_20191031_062_composite.tif“

10. Dokumentiere die Konvention

Dokumentiere die Konvention in einer README.txt (oder speichere dieses Arbeitsblatt) und bewahre es zusammen mit deinen Dateien auf.

Meine Erfahrungen

Ich wünschte, ich hätte diese Schritt-für-Schritt-Anleitung schon früher gehabt. Ich habe mir schon öfter Gedanken zu Namenskonventionen gemacht. Letztendlich bin ich wie oben beschrieben vorgegangen, es war nur mühsamer.

Beruflich habe ich Namenskonventionen wirklich schätzen gelernt. Es war so hilfreich, durch die Namen Dinge schneller zu verstehen und zu finden. Die Mühe, die es manchmal im Vorfeld gekostet hatte, hatte sich ausgezahlt.

Privat reicht es mir, Namenskonventionen nur für einzelne Bereiche zu haben. Ich habe eine Namenskonvention für Bereiche, in denen viele Dateien/Ordner anfallen und die ich häufig benötige. Ein zweiter Anwendungsfall ist, wenn ich Dateien nur in bestimmten Situationen benötige, aber dann keine Zeit mit Suchen verlieren möchte.

Ein paar Beispiele:

  • Meine Fotos sind in Ordnern sortiert. Die Ordner haben eine Namenskonvention aus Datum, Ort und Ereignis.
  • Die Newsletter-Entwürfe haben die Newsletter-Nummer und das Datum im Namen.
  • Offizielle Dokumente haben Datum, Absender und Kurzinhalt im Namen.

Im Prinzip habe ich die Bereiche bearbeitet, die beim Suchen oder Speichern Mühe und Zeit gekostet haben. Anstatt immer wieder kleine Entscheidungen zu treffen, habe ich die Entscheidungen einmal für die Namenskonvention getroffen und bin sehr froh darüber.

Eine Namenskonvention ist dennoch nicht in Stein gemeißelt. Dinge ändern sich. Ich habe die Konventionen auch schon geändert oder erweitert.

Ich hoffe, mein Erfahrungsbericht und die Anleitung können dir helfen, wenn du das Thema für dich angehst.

📚 Quellen und zusätzliche Informationen

Arbeitsblatt: namenskonvention.txt