Inspiration für digitale Ordnungssysteme

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Manches häuft sich immer mehr an, es ist irgendwie unaufgeräumt und unsortiert. Ein leichtes Unwohlgefühl. Die Sachen dann aufgeräumt und sortiert zu haben, egal ob es Dinge in der Wohnung oder digitale Objekte sind, das ist ein befriedigendes Gefühl. Und wie gut es ist, ein System zu haben, das dabei unterstützt, damit diese Ordnung einfacher beibehalten werden kann.

Dieser Artikel will dir Anregungen geben, falls du unzufrieden mit deiner digitalen Ablage bist.

Hier wird es nicht darum gehen, wie Ordner in verschiedenen Hierarchiestufen angelegt werden sollen. Es wird keine Tipps wie „wöchentlich 15 min Dateien sortieren“ als isolierten Aufgabenpunkt geben.

Ich beschreibe ein paar allgemeine Prinzipien, die mir helfen. Mir hat es außerdem geholfen, wenn ich von anderen gelesen habe, wie sie Dinge ordnen. Daher erzähle ich von den Ordnungssystemen, die ich genutzt habe oder noch nutze.

Eine kleine Warnung vorab: das Thema Ordnungssystem und Wissensmanagement waren riesige „rabbit holes“, in denen ich mich zeit- und phasenweise immer mal wieder etwas verloren hatte. Also wenn du schon ein Ordnungssystem hast, das gut funktioniert, auch wenn du es eher intuitiver als systematisch empfindest, dann behalte es.

Es gibt kein perfektes System. Idealerweise entwickelt es sich weiter.

Digitales Ordnungssystem

Ein digitales Ordnungssystem betrifft alles, womit du digital zu tun hast: Dokument-, Musik-, Bild-Dateien, Ordner, E-Mails, Lesezeichen im Browser, Notizen in einer Notiz-Software, usw.

Leitfragen für dein zukünftiges Ich

Denke an dein zukünftiges Ich, dem du die Mühe erleichtern willst:

  • Wie kommen die digitalen Objekte in mein System? In welchem Kontext?
  • Wann greife ich normalerweise darauf zu?
  • Welche Informationen brauche ich?

Behalte diese Fragen bei der Erstellung deines Ordnungssystems im Hinterkopf.

Du kannst ähnlich herangehen wie bei der Bezeichnung von digitalen Objekten (Namenskonvention). Idealerweise kombinierst du dein Ordnungssystem, wo es Sinn macht, mit Namenskonventionen.

Prinzipien

Es gibt ein paar Prinzipien, an die ich mich zu halten versuche, weil sie mir den Umgang erleichtern. Die Prinzipien nutze ich unabhängig vom konkreten Ordnungssystem.

Konsistenz

Wenn ich mich auf eine Struktur festgelegt habe, verwende ich sie in allen Bereichen: Datei- und Ordnerstruktur auf der Festplatte, Mail-Konto, Notizsoftware, usw.. Das mache ich grob, nicht in jedem Detail. So viel wie es nötig ist.

Wenn die Struktur in allen Bereichen ähnlich ist, finde ich mich einfacher zurecht. Ich muss mich nicht jedes Mal umstellen. Das erleichtert mir die Nutzung.

Das Gleiche gilt für Namenskonventionen, die ich eventuell festgelegt habe.

Einmaligkeit

Wenn ich eine Datei (oder ein anderes digitales Objekt) habe, versuche ich, sie nur einmal, an einer Stelle, zu haben. Wenn es mehrere Kopien gibt, weiß ich nicht mehr, welche Datei die aktuelle Version ist.

Es gibt daher keine 3 Kopien in jeweils unterschiedlichen Ordnern. Wenn ich den Zugriff von verschiedenen Stellen brauche, nutze ich Verknüpfungen oder Verweise.

Die Einmaligkeit hat zusätzlich den Vorteil, dass ich, wenn ich etwas ändere, es nur an einer Stelle machen muss. Fehler bei Aktualisierungen werden so minimiert.

Dort ablegen, wo es am ehesten gebraucht wird

Manchmal fand ich es schwer, zu entscheiden, wo ich eine Datei oder Information speichern sollte.

Nun denke ich nicht mehr darüber nach, wohin es logisch passt, sondern überlege intuitiver: In welchem Kontext werde ich es am wahrscheinlichsten brauchen? Dort lege ich es dann ab. Der Ablageort ist nicht unbedingt fix, ich kann ihn bei Bedarf ändern.

Dieses Prinzip habe ich aus dem Buch zur PARA-Methode, die ich weiter unten beschreibe.

Beispiel: Meine digitalen Ordnungssysteme

Das ist mein Erfahrungsbericht über verschiedene Systeme, die ich in der Vergangenheit genutzt habe und je nach Kontext immer noch nutze.

Es sind Beispiele für verschiedene digitale Ordnungssysteme, damit du sie dir besser vorstellen kannst.

Themenbasiertes System

Angefangen habe ich mit Ordnern für Themen wie Beruf, Verein, Interessen, usw. Meist waren sie feiner unterteilt. Mir ist es schwer gefallen, zu entscheiden, wie detailliert die Ordner getrennt sein sollten. Die Themen haben oft nach kurzer Zeit nicht mehr gepasst.

Die Suchfunktionen haben sich verbessert. Ich habe mehr Erfahrung in Namensbezeichnungen und ein besseres Gespür dafür entwickelt, wann ich was brauche. Meist bevorzuge ich inzwischen eher grobe Themenkategorien.

Themenbasierte Ordner nutze ich in vielen Bereichen immer noch. Sie sind jedoch kombiniert mit anderen Systemen.

Jahresbasiertes System

Da die Themen nach kurzer Zeit oft nicht mehr gepasst haben, habe ich einige Jahre ein jahresbasiertes System genutzt.

Jedes Jahr habe ich mit einem leeren System gestartet. Ich hatte alles, was ich im Vorjahr gemacht hatte, in einen Jahresordner verschoben. Dadurch konnte ich mit einem frischen System starten. Ich habe neue Unterordner angelegt, wenn ich sie benötigt habe.

Das jahresbasierte System hatte die Vorteile:

  • Es gab keine unnötigen Ordner. Es war immer nur das im Jahresordner, was ich brauchte.
  • Das Backup war einfach.

Das System hatte aber auch Nachteile:

  • Der Jahresanfang fühlte sich gut an. Aber irgendwie hatte es mir ansonsten nicht richtig Spaß gemacht.
  • Manchmal wusste ich nicht, wo welche Unterlagen waren, weil ich das Jahr nicht zuordnen konnte.
  • Das System funktionierte nicht gut, um Wissen zu verwalten.

Das jahresbasierte System verwende ich daher so nicht mehr. Ich nutze es teilweise für Unterordner, z.B. bei meinen Fotos.

OPARA+ System

Schon lange hatte ich nach einem System gesucht, um zu lernen und Wissen zu verwalten. Ich hatte nach einer Art persönlichem Wikipedia gesucht und über die Jahre verschiedene Software ausprobiert. Aber es hat nicht funktioniert. Bis ich darauf gekommen bin, dass es ein Wort dafür gibt: Personal Knowledge Management (PKM). Es gibt darum herum eine riesige Welt an Methoden und Tools. Allerdings ist das meiste auf englisch. Ich denke, das war eine Hürde für mich.

Warum erzähle ich an dieser Stelle überhaupt davon?

Über das Wissensmanagement bin ich auf mein aktuelles Ordnungssystem gekommen. Das System ist nun ganzheitlicher, fühlt sich für mich natürlicher an und macht mir großen Spaß. Es gibt mir einen Rahmen, ohne, dass es zu starr ist. Ich erweitere und verändere es dynamisch, wie ich es benötige.

Seit Anfang 2024 verwende ich ein System, das auf der PARA-Methode von Tiago Forte basiert. Das System habe ich für mich zu OPARA+ angepasst.

Die PARA-Methode teilt alles in 4 Bereiche auf: Projekte, Areas (Bereiche), Ressourcen und Archiv. Innerhalb der Bereiche habe ich themenbasierte Ordner. Die Struktur ist flexibel. Die Inhalte können zwischen den 4 Bereichen verschoben werden, abhängig davon wie sie gebraucht werden. Weiter unten habe ich Links mit näheren Informationen dazu zusammen gestellt.

Das Grundgerüst nutze ich im Dateisystem, den E-Mails und in einer Notizsoftware, die ich für das Wissensmanagement verwende.
Je nachdem wie ich es im jeweiligen Kontext brauche, gibt es zusätzliche oder weniger Ordner. Beispielsweise habe ich in der Notizsoftware einen zusätzlichen Bereich für Organisation angelegt. Darin befindet sich meine Aufgabenverwaltung, Reflexionen und ähnliches.

Als ich das Buch gelesen hatte, fühlte es sich gleich passend für mich an. Es hat eine Lücke geschlossen. Nachdem ich darüber nachgedacht hatte, wie die Methode und meine Situation zusammen passen, ging es schnell. Die Struktur war gleich angelegt und die bestehenden Inhalte leicht darin eingeordnet.

Neben der PARA-Methode gibt es noch viele weitere Methoden (die ich nicht ausprobiert habe). Mehr Informationen findest du im nächsten Abschnitt.

📚 Zusätzliche Informationen

Allgemein

PARA-Methode

PARA und andere Methoden

Beispiel-Software für Wissensmanagement: Bei dem Thema kannst du dich schnell verlieren! Jedes Tool hat seine Vor- und Nachteile. Sie sind anfangs ziemlich komplex, weil sie viele Funktionen anbieten. Es ist mir schwer gefallen, sich zuerst nur darauf zu fokussieren, was ich wirklich gerade brauchte. Um diese Tools herum gibt es neben den oben genannten Methoden noch weitere Methoden wie Zettelkasten. Bei diesen Methoden geht es darum, wie du Informationen darin speichern kannst.

  • Obsidian, Notion, Evernote oder Joplin

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